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1.文件分类存放;2.文件分等及存放;3.部分文件不可以正本借出,应建立副本;4.部分文件禁止复印;5.建立文件借出与归还登记本;6.文件架应依据分类明确标示;7.活页夹应依据内容明确标示;8.文件应赋予编号,并按照编号依序存放;9.各类文件应订定保存期限,年终必须将过期文件进行整理销毁,空出空间给后续文件存放。
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整理与事件相关的所有资料,将资料按顺序编写页码:为了防止其中的某些资料丢失,在编写页码时可采用“共*页,第x页”的编号方式。例如签订的经销协议书包含主合同、附件、三证、账户信息等资料,可以将所有相关的资料规整到一起后统一从页码1开始编写,一直编写到结束为止。
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因为便于保管、方便利用是归档文件婚姻档案整理数字化工作的重要目标。便于保管,就是通过区别文件材料的不同价值,采取不同的保管策略,以提高管理工作的效能;方便利用,就是要保持文件材料之间的有机联系,以提高归档文件的查全率和查准率。
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